Privacy Policy

PRIVACY STATEMENT NAFA EUROPE BV

VANAF 25 MEI 2018

U deelt allerlei persoonsgegevens met NAFA Europe BV. Met deze gegevens gaan we zorgvuldig om. In dit Privacy Statement vindt u informatie over hoe we omgaan met het verwerken van uw persoonsgegevens. Als u vragen heeft over dit Privacy Statement? Dan kunt u telefonisch 0485-514403 of per e-mail netherlands@nafa.ca contact met ons opnemen.

Wat is verwerken van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens

Dit zijn gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Denk aan uw naam, adres, woonplaats. Ook gegevens van een eenmanszaak, VOF of maatschap zijn persoonsgegevens.

Dit geldt niet voor de gegevens van een rechtspersoon zoals een BV of NV. Gegevens van de contactpersoon of vertegenwoordiger van een rechtspersoon zijn wel persoonsgegevens.

Verwerking

Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, het opslaan, gebruiken, doorgeven en verwijderen van uw gegevens.

  1. Wanneer verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens als we een zakelijke relatie hebben, willen krijgen of met u hebben gehad. Of als we direct of indirect contact met u hebben gehad. Zoals:

  • klanten en hun vertegenwoordigers;
  • iedereen die interesse toont in NAFA Europe BV of onze diensten;
  • iedereen die op een andere manier aan een bedrijf of organisatie verbonden is waar we een zakelijke relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad (bijvoorbeeld medewerkers of bestuurders).
  1. Wat verwacht NAFA Europe BV van bedrijven en organisaties?

Geeft uw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers, bestuurders aan ons door? Dan verwachten we van u dat u hen hierover informeert. U kunt dit Privacy Statement aan hen geven, zodat zij kunnen zien hoe we met hun persoonsgegevens omgaan.

  1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Dit Privacy Statement gaat over verwerkingen van persoonsgegevens door NAFA Europe BV in Nederland. De gegevens worden ook uitgewisseld met NAFA Polska Sp. zo.o. in Polen en met NAFA Inc. in Canada.

We houden ons daarbij aan de regels die we binnen NAFA hebben afgesproken.

Op deze regels zijn de Privacy Codes van toepassing inzake het omgaan met persoonsgegevens.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Gegevens over wie u bent

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres en gegevens die op uw identiteitsbewijs staan, om een overeenkomst op te stellen, contact met u op te nemen of om op uw verzoek een reis voor u te boeken.

Locatiegegevens

Gegevens waaruit blijkt waar u (uw bedrijf) zich bevindt. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op het afsluiten van de levende dierenverzekering.

Gegevens voor overeenkomsten.

Gegevens die nodig zijn voor het opstellen van een overeenkomst met NAFA Europe BV,

Bankgegevens.

Uw bankgegevens zijn nodig als wij u moeten uitbetalen, zoals pupvoorschotten, pelsvoorschotten en de eindafrekeningen na de veiling.

Bijzondere persoonsgegevens

Op onze vestiging maken we rondom het pand gebruik van beveiligingscamera’s. We leggen bijzondere persoonsgegevens vast als we camerabeelden maken.

  1. Hoe komen we aan uw persoonsgegevens?

We ontvangen uw gegevens omdat u deze zelf aan ons geeft of heeft gegeven. Bijvoorbeeld wanneer u een overeenkomst met ons sluit, of gebruik maakt van onze veilingdiensten.

  1. Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens en met welk doel?

We hebben uw persoonsgegevens nodig voor de verwerking van overeenkomsten en uitbetalingen en we moeten deze gegevens ook verwerken. Dit doen we om onze werkzaamheden uit te kunnen voeren, maar ook omdat we wettelijk verplicht zijn om sommige gegevens te verwerken. We verwerken uw gegevens voor de volgende doelen. 

Om een relatie en overeenkomst met u te kunnen aangaan

Als u klant wilt worden bij ons, of als u al klant bent hebben we uw persoonsgegevens nodig en moeten we deze verwerken.

Grondslagen

We verwerken uw gegevens meestal omdat we dat wettelijk verplicht zijn. Maar als deze wettelijke verplichting niet direct voor NAFA Europe BV geldt, moeten we de gegevens verwerken omdat dit noodzakelijk is voor het sluiten van de overeenkomst.

Voor relatiebeheer, promotie- en marketingdoeleinden

We verwerken uw persoonsgegevens voor relatiebeheer, promotie en marketing. Hierbij maken we gebruik van gegevens die we van u hebben, zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. We kunnen uw gegevens gebruiken om u te informeren over onze branche en bijvoorbeeld de veilingresultaten.

Grondslagen

We kunnen uw toestemming vragen om uw gegevens voor promotie- en marketing te verwerken. Geeft u geen toestemming? Dan zullen wij u hiervoor niet meer benaderen.

Om wettelijke verplichtingen na te komen

Wetgeving

Gegevens verstrekken aan de overheid

Wet- en regelgeving kan ons er toe verplichten om gegevens over u aan een belastingautoriteit binnen of buiten Nederland door te geven. Omdat we moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen en verdragen, moeten we soms gegevens van u verstrekken aan de Nederlandse of een buitenlandse belastingautoriteit.

Grondslagen

We verwerken uw gegevens omdat dat wettelijk verplicht is of omdat we anders geen uitvoering kunnen geven aan een overeenkomst met u.

  1. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw gegevens niet langer dan we deze nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze hebben verzameld of de doelen waarvoor we deze hergebruiken. We hanteren een bewaarbeleid. Daarin is vastgesteld hoe lang we gegevens bewaren. Dit is in Nederland in de meeste gevallen 7 jaar na het einde van de overeenkomst of uw relatie met NAFA Europe BV.

Cameraopnamen bewaren we maar 1 maand.

We kunnen gegevens ook in specifieke situaties langer bewaren dan de door ons vastgestelde bewaartermijn voorschrijft. Bijvoorbeeld als justitie camerabeelden opvraagt, dan bewaren we de beelden langer dan 1 maand. Of als u een klacht heeft ingediend waardoor het nodig is om de onderliggende gegevens langer te bewaren.

  1. Bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens en BSN?

NAFA Europe BV verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens en BSN?

  1. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Binnen NAFA Europe BV hebben alleen personen toegang tot uw persoonsgegevens die deze gelet op hun functie nodig hebben. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht. 

  1. Geven we uw persoonsgegevens aan anderen en aan andere landen buiten de EU door?

Binnen NAFA

Nafa Europe BV geeft alleen uw persoonsgegeven door aan NAFA Polska in Polen en NAFA Inc in Canada.

Dat doen wij omdat NAFA Europe BV, Nafa Polska en NAFA Inc. onderdeel uitmaken van één organisatie.

Buiten NAFA

Uw gegevens worden ook doorgegeven aan andere partijen buiten NAFA als we daar wettelijk toe verplicht zijn,

omdat we een overeenkomst met u moeten uitvoeren. We geven uw persoonsgegevens aan derden door als we daartoe verplicht zijn. Bijvoorbeeld aan de belastingdienst. Als we optreden als tussenpersoon wisselen we persoonsgegevens uit. Bijvoorbeeld met een verzekeraar waarbij u via ons een verzekering heeft afgesloten.

We verstrekken uw gegevens ook aan andere partijen die we nodig hebben in het kader van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld notarissen en advocaten.

Soms schakelen we andere partijen/zakelijke partners in die in onze opdracht persoonsgegevens bewerken. Bijvoorbeeld een drukkerij die voor ons een klantmailing verzorgt en uw naam en adresgegevens op enveloppen drukt. We kunnen alleen andere partijen inschakelen als dit past bij het doel waarvoor we uw persoonsgegevens hebben verwerkt. Daarnaast kan deze andere partij alleen onze opdracht krijgen als hij bepaalde afspraken met ons maakt. Als we uw gegevens zelf doorgeven aan andere partijen buiten de Europese Unie, nemen we extra maatregelen om uw gegevens te beschermen. Niet in alle landen buiten de Europese Unie gelden dezelfde regels om uw gegevens te beschermen zoals dat binnen Europa verplicht is. Gebruiken we derde partijen buiten de EU? En biedt het land waar deze partij zich bevindt volgens de Europese Commissie onvoldoende bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens? Dan geven we alleen persoonsgegevens door als er andere passende waarborgen zijn, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde contractuele afspraken of op basis van het ‘Privacy Shield’ (Verenigde Staten).

  1. Welke rechten heeft u bij ons?
  2. recht op informatie

Met dit Privacy Statement informeren we u over wat we doen met uw gegevens.

  1. recht op inzage en rectificatie

U kunt ons vragen of en welke gegevens we van u verwerken. Is dat het geval, dan kunnen we u inzage geven in de gegevens die we van u hebben verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt? Dan kunt u ons vragen om de gegevens te wijzigen of aan te vullen (rectificatie).

  1. recht op het wissen van gegevens

U kunt ons soms vragen om gegevens die we van u hebben vastgelegd te wissen. Bijvoorbeeld als u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw gegevens. Ook moet uw belang gaan boven het belang van NAFA Europe BV om de gegevens te verwerken.

  1. recht op beperking

U kunt ons vragen de persoonsgegevens die we van u verwerken te beperken. Dat betekent dat we minder gegevens van u verwerken.

  1. recht op dataportabiliteit

U heeft het recht ons te vragen om gegevens die u in het kader van een contract met ons of met uw toestemming aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde en in een machine leesbare vorm te verkrijgen of over te dragen naar een andere partij.

Vraagt u om gegevens rechtstreeks over te dragen naar een andere partij? Dat kan dat alleen als dat technisch mogelijk is.

  1. recht van bezwaar tegen verwerking van gegevens

Verwerken we uw gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben? Dan kunt u daar bezwaar tegen maken. We maken dan een nieuwe afweging om te bepalen of uw gegevens daar inderdaad niet meer voor gebruikt mogen worden. We staken de verwerking als uw belang zwaarder weegt dan ons belang. We laten u gemotiveerd weten wat onze beslissing is.

  1. recht van bezwaar tegen direct marketing

U heeft het recht ons te vragen uw gegevens niet langer te gebruiken voor direct marketing. We zorgen er dan voor dat u niet langer benaderd wordt voor direct marketing.

U kunt gebruikmaken van de hiervoor genoemde rechten door een verzoek bij ons in te dienen. Heeft u een verzoek aan ons gedaan? Dan zullen we dit binnen één maand nadat we het verzoek hebben ontvangen beantwoorden. We houden u dan op de hoogte over de voortgang van uw verzoek.

Het kan zijn dat we niet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Bijvoorbeeld omdat dit niet mag van de wet of andere overheidsinstanties. In dat geval zullen we u hierover informeren.

Passen we uw gegevens wel aan? Of wissen we uw gegevens op uw verzoek? Dan laten we dit uiteraard ook weten.

  1. Waar kunt u terecht met een vraag over verwerking van persoonsgegevens?

Voor vragen of een klacht over de verwerking van persoonsgegevens kunt u telefonisch 0485-514403 of per e-mail netherlands@nafa.ca contact met ons opnemen. 

  1. Wijziging Privacy Statement

Ons Privacy Statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Dit kan als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn en deze gegevensverwerkingen voor u van belang zijn. We houden u daar uiteraard van op de hoogte. De meest actuele versie van ons Privacy Statement kunt u steeds terugvinden op:

http://www.nafa.ca/wp-content/uploads/2018/05/Privacy-Statement-NAFA-Europe-BV.-24-5-18.pdf

Milsbeek, 24 mei 2018